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  1. 総務の主な仕事

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総務事務の主な仕事リスト

  • 保安・防災業務

    ・秘書業務

    ・契約、契約書管理

    ・社員総会・理事会業務

    ・ホームページの管理業務

    ・官公庁との渉外

    ・地域との渉外

    ・リスクマネジメント

    ・業務委託管理

    安全衛生管理

    従業員の健康管理

    書類作成・処理

    消耗品や備品を購入する際に必要な受発注に関する書類や稟議書。

    ・情報セキュリティの整備

  • ファイリング

    総務部内で作成・処理された書類を、種類や日付別にまとめて、正確に保管する仕事です。印刷された書類であればバインダーにまとめ、データのみであれば、誰でもすぐにアクセスできるように分類・管理します。

  • 備品管理・発注

    文房具などの消耗品や、コピー機、パソコンなどのOA機器の在庫や状態を管理します。消耗品は不足が発生する前に発注を行うのが基本。OA機器に不具合が発生した場合には、復旧作業を依頼します。定期的なメンテナンスの対応を行うのも重要な仕事です。

  • 施設管理・環境整備

    衛生・安全管理   照明、空調設備の管理(定期的なメンテナンスへの対応、不具合が発生した際には業者に修理を依頼)

    建物周辺の環境整備

     

  • 社内イベントの企画・運営・会社行事、イベント業務

    株主総会の企画・運営

     株主総会の配布資料準備、社内イベントの案内

    招集通知の作成・発送、プレゼンテーション資料・配布資料の作成打ち合わせ時の議事録作成などを行います。当日の会場案内や受付を担当する。

    入社式やキックオフミーティング、納会、社内旅行といった社内イベントを企画し、実施する仕事です。スケジュールや予算の作成や、社内への告知、イベント当日の運営実務を行います。

  • 人事・労務の仕事

    人事部が存在しない会社では、人事/労務の仕事を担当する場合もあります。社会保険に関連する手続きや、勤怠管理、給与計算などが該当します。

  • 法務の仕事

    法務部が存在しない会社では契約書の作成・管理、社員からの法律相談への対応、知的財産権の管理といった、本来、法務部が行なう仕事も担当するケースがあります。

  • 広報の仕事

    広報部が存在しない会社では、報道機関からの問い合わせへの対応、プレスリリースの作成などを、総務事務が担当する可能性があります。

  • 郵便物の発送・仕分け

    会社から発送する郵便物をまとめて発送したり、届いた郵便物を部署ごとなどに仕分けて届ける仕事です。会社から送る挨拶状などもまとめて送ります。

  • 電話・メール応対

    会社の代表番号や問い合わせメールアドレスが総務部につながっているケースは多く、さまざまな用件の電話やメールに対応することになります。用件を正確に理解し、担当部署にすばやく振り分けるスキルが必要です。

  • 来客応対

    会社に来客があった際に、待合スペースや会議スペースに案内する仕事です。飲み物を出したり、会議室の準備をしたりすることもあります。

  • その他

    落し物の管理、鍵の管理、トラブル時の対応、社内制度の見直しなど、担当する部署のない仕事をしています。

    文書や印章、固定資産・備品、消耗品などの管理

    ・社内外の慶弔業務 ・社葬の実施

     

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